Politique de confidentialité

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ESIS, Inc., en tant qu’Administrateur du Programme de compensation sans faute pour les économies remplissant les conditions pour bénéficier du système de garantie de marché du COVAX (le « Programme ») doit recueillir certaines données à caractère personnel sur le Patient, son représentant autorisé (le cas échéant) et tout Professionnel de santé fournissant des éléments justificatifs. Le détail des données à caractère personnel recueillies figure dans le Formulaire de Demande et le Formulaire relatif aux Pièces justificatives ; ces données peuvent être complétées par des renseignement supplémentaires recueillis auprès des professionnels de santé qui ont traité le Patient ou à partir de bases de données de tiers qui visent à recenser les personnes sanctionnées ou à lutter contre la fraude.

Les données à caractère personnel recueillies ont pour but de déterminer si le Demandeur peut prétendre à une compensation dans le cadre du Programme, de communiquer avec le Patient ou son représentant et de procéder au Versement de la compensation (dans le cas où la Demande est acceptée). Le cas échéant, ces données peuvent être communiquées à des tiers, notamment nos prestataires de services, nos réassureurs et les organes gouvernementaux chargés de la santé et de l’application des lois.

Vous disposez de certains droits en ce qui concerne les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet, ainsi que les autres conditions applicables à l’utilisation de vos données à caractère personnel, dans notre Politique de protection des données à caractère personnel.

POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL DU PROGRAMME DE COMPENSATION SANS FAUTE POUR LES ECONOMIES REMPLISSANT LES CONDITIONS POUR BÉNÉFICIER DU SYSTÈME DE GARANTIE DE MARCHÉ DU COVAX

ESIS, INC.

10 février 2021

Modifié le 29 octobre 2021: traduction

Qui sommes-nous et quel est l’objectif de la présente Politique de protection des données à caractère personnel ?
1. ESIS, Inc. (« nous », « notre », « nos »), qui est une filiale de Chubb Limited, dont le siège social est sis au 436 Walnut Street, Philadelphie, PA 19106, États-Unis d’Amérique, est chargée d’administrer le Programme de compensation sans faute pour les économies remplissant les conditions pour bénéficier du système de garantie de marché du COVAX (le « Programme »), conformément aux termes du Protocole relatif au Programme de compensation sans faute pour les économies remplissant les conditions pour bénéficier du système de garantie de marché du COVAX (le « Protocole »).
2. La présente Politique de protection des données à caractère personnel explique comment et pourquoi nous utilisons les Données à caractère personnel dans le cadre du Programme, et énonce les droits dont vous disposez concernant vos Données à caractère personnel (notamment en ce qui concerne leur accès ou leur suppression). Aux fins de la présente Politique, « Données à caractère personnel » s’entend de toute information relative à une personne identifiée ou identifiable, sauf disposition contraire dans le droit applicable. Les termes en majuscules qui ne sont pas définis dans la présente Politique ont la signification qui leur est donnée dans le Protocole ou dans l’un des documents relatifs à la Demande de compensation mentionnés ci-dessous.
À qui s’applique la présente Politique ?
1. La présente Politique s’applique aux Patients demandant une compensation dans le cadre du Programme et, s’il y a lieu, à toute personne autorisée à déposer une Demande au nom d’un Patient, ainsi qu’à tout Professionnel de santé agréé, qui communiquent des Données à caractère personnel en rapport avec leur Demande, que ce soit au moyen du formulaire relatif aux pièces justificatives, ou à une date ultérieure (« vous », « votre » « vos »). Si un Déposant invoque une malformation congénitale, des Données à caractère personnel concernant la mère du Patient seront également recueillies.
2. Pour déposer une Demande dans le cadre du Programme, vous devez soumettre un formulaire de Demande dans le format requis (le « Formulaire de Demande »), accompagné de Pièces justificatives présentées dans le format requis (le « Formulaire relatif aux Pièces justificatives »). Les Demandes peuvent être soumises directement sur le portail web à l’adresse covaxclaims.com (le « Portail web »), par courriel à l’adresse covaxclaims@esis.com, ou par courrier postal. La présente Politique de protection des données à caractère personnel doit être lue en parallèle avec le Protocole relatif au Programme et les formulaires. Veuillez lire attentivement la présente Politique avant de déposer une Demande dans le cadre du Programme.
3. Ainsi qu’il est précisé dans le Formulaire de Demande, en déposant une Demande vous consentez (en votre propre nom et, s’il y a lieu, au nom du Patient) à ce que nous puissions recueillir, utiliser et traiter vos Données à caractère personnel aux conditions énoncées dans la présente Politique et ce, sans préjudice du droit dont nous disposons de pouvoir nous fonder sur d’autres motifs pour le traitement des Données à caractère personnel, lorsque cela est requis ou autorisé par le droit applicable (voir la section 4 ci-dessous).
4. Lorsque le Patient est un enfant, le consentement doit être donné par le représentant dûment autorisé du Patient désigné dans les sections [10] et [11] du Formulaire de Demande.
Nous contacter
1. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter par courriel à l’adresse covaxclaims@esis.com, ou par courrier postal adressé à l’un des Centres régionaux du programme. Nous nous ferons un plaisir d’y répondre. Vous pouvez également nous contacter en appelant la ligne d’assistance téléphonique mondiale du Programme ou l’un des numéros de téléphone directs des Centres régionaux du programme, disponibles sur la page « Nous contacter » du site web du Programme à l’adresse covaxclaims.com.
À quels fins vos Données à caractère personnel sont-elles recueillies et utilisées ?
1. Les informations recueillies lors du dépôt de la Demande sont essentielles à l’administration et à la gestion du Programme, qui comprend les activités suivantes :
  - réception et enregistrement des Demandes de compensation dans le cadre du Programme ;
  - vérification de votre identité, ce qui inclut un contrôle des listes de sanctions ;
  - mise à disposition, envoi d’accusés de réception et enregistrement des Formulaires de demande, y compris le Formulaire relatif aux pièces justificatives ;
  - examen des Demandes, notamment le Formulaire de Demande et le Formulaire relatif aux Pièces justificatives ;
  - évaluation des Demandes jugées recevables ;
  - approbation ou refus, selon le cas, du Versement d’une compensation ;
  - traitement des appels ou autres procédures résultant du dépôt d’une Demande de compensation dans le cadre du Programme ou en rapport avec celle-ci ;
  - réponse aux questions et communication d’informations ;
  - toute autre activité requise par les lois applicables.
2. l’exception des cas prévus dans la section 4.3, le traitement que nous effectuons des Données à caractère personnel est subordonné au consentement que vous ou votre représentant autorisé donnez au moment du dépôt de la Demande. Vous pouvez le retirer à tout moment, mais veuillez noter que ce retrait :
  - ne remet pas en cause la légalité du traitement effectué avec votre consentement avant ce retrait ;
  - peut avoir pour conséquence que vous ne puissiez plus bénéficier du Programme.
3. Lorsque le droit applicable le permet ou l’exige, nous pouvons fonder notre traitement des Données à caractère personnel sur d’autres motifs, tels que l’introduction ou la contestation de demandes en justice, l’application des termes du Protocole, la gestion d’une assurance ou le respect d’exigences légales.
Comment vos Données à caractère personnel sont-elles recueillies ?
1. Dans la plupart des cas, nous recueillons vos Données à caractère personnel lorsque vous (ou votre représentant autorisé) déposez une Demande de compensation. Le Formulaire relatif aux Pièces justificatives doit être rempli par un ou plusieurs Professionnels de santé agréés, auxquels nous pouvons, au besoin, demander un complément d’information. Sauf indication expresse, la communication de l’ensemble de vos Données à caractère personnel lors du dépôt de la Demande ou d’une notification d’appel est nécessaire pour nous permettre d’examiner votre Demande dans le cadre du Programme.
2. Nous recueillons également des Données à caractère personnel au moyen de cookies et de technologies similaires lorsque vous naviguez sur le Portail web. Veuillez consulter notre Politique en matière de cookies pour plus de détails.
3. Lorsque cela est utile à l’évaluation de votre Demande, nous pouvons également recourir à des bases de données de tiers afin d’obtenir des Données à caractère personnel supplémentaires vous concernant. En particulier, nous utiliserons une base de données de tiers afin de vérifier que vous ne figurez pas sur la liste des personnes à qui des sanctions financières ont été infligées. Nous pouvons également effectuer des contrôles visant à identifier des demandes potentiellement frauduleuses en utilisant des bases de données élaborées par des tiers dans le cadre de la lutte contre la fraude.
Quels types de Données à caractère personnel recueillons-nous ?
1. Nous recueillons différents types de Données à caractère personnel concernant le Patient, dont la liste figure dans le Formulaire de Demande. Il s’agit notamment de renseignements concernant son identité, ses coordonnées, ainsi que ses identifiants nationaux. Sont également recueillis des renseignements détaillés sur les antécédents du Patient avec le Vaccin et sur le préjudice qu’il prétend avoir subi.
2. Ainsi qu’il est précisé dans le Formulaire de Demande, nous avons également besoin des coordonnées et des informations d’identité de toute personne autorisée à représenter le Patient (s’il y a lieu), ainsi que de l’identité et des renseignements professionnels du ou des Professionnels de santé agréés qui soumettent des informations dans le Formulaire relatif aux Pièces justificatives ou à l’appui de celui-ci.
3. Dans le cadre de la vérification de votre identité, nous effectuerons les contrôles requis, y compris au regard des listes de sanctions publiées par des organismes gouvernementaux, régionaux ou autres. Ces contrôles peuvent mettre au jour des données supplémentaires dans le cas où vous figureriez sur une de ces listes. Une fois le Formulaire de Demande reçu, il se peut que des informations médicales complémentaires vous soient demandées ou soient demandées aux Professionnels de santé agréés qui ont rempli le Formulaire relatif aux Pièces justificatives et/ou vous ont traité, afin de permettre à un examen précis de votre Demande. Enfin, si nous décidons d’effectuer un Versement dans le cadre du Programme, des informations complémentaires peuvent nous être nécessaires (notamment vos coordonnées bancaires) pour procéder au Versement.
À qui vos Données à caractère personnel sont-elles communiquées ?
1. Aux fins décrites à la section 2.1. de la présente Politique de protection des données à caractère personnel, vos Données à caractère personnel sont susceptibles d’être communiquées à des prestataires de services chargés de les traiter en notre nom pour nous aider dans la gestion et l’administration du Programme. Ces prestataires de services seront tenus par des obligations contractuelles de protéger vos Données à caractère personnel.
2. Ils incluent (sans s’y limiter) :
  1. Crawford & Company International Inc. qui est chargé :
    - de fournir une aide sur le terrain afin de faciliter l’administration du Programme ;
    - de procéder à l’évaluation des Demandes jugées recevables ;
    - de procéder au Versement de la compensation, dans le cas où elle serait approuvée, et de veiller au déblocage des fonds ;
    - de rédiger les lettres de refus de compensation ; et
    - de mettre en œuvre d’autres activités concernant les Demandes déposées dans le cadre du Programme.
  2. NAVEX Global, qui met à notre disposition une ligne d’assistance téléphonique mondiale ;
  3. Soteria, qui aide à héberger le site web covaxclaims.com et les sous-traitants de Soteria qui fourniront des services de traduction en anglais des réponses fournies par le Déposant dans le Formulaire de Demande, mais seulement lorsque (a) les Déposants remplissent et soumettent la Demande directement sur le site web du Programme, et (b) les réponses fournies par le Déposant dans le Formulaire de Demande en ligne sont rédigées en français ou en espagnol.
3. Vos Données à caractère personnel peuvent également être communiquées à des tiers autres que nos prestataires de services, notamment :
  1. les membres de la Commission d’examen, les membres de la Commission d’appel et/ou toute autre personne représentant et/ou conseillant l’un d’entre eux ;
  2. les membres du groupe Chubb, dont ESIS fait partie, strictement dans la mesure nécessaire aux fins énumérées à la section 4.1 ;
  3. au besoin, toute société réassurant un risque dans le cadre du Programme ;
  4. les services de santé locaux, agences gouvernementales et organisations intergouvernementales qui peuvent être requis aux fins de l’établissement du profil de risque des Vaccins ou de mesures ou d’interventions de santé publique ou toute autre activité légitime qui peut être requise en rapport avec la Demande ou tout recours ou autre procédure qui en découle ou qui s’y rapporte, ou par le droit applicable ;
  5. les autorités gouvernementale chargée de l’application des lois ou les organismes gouvernementaux qui pourraient être requis aux fins de déceler, de prévenir ou de réprimer une activité criminelle ;
  6. les tribunaux, organismes gouvernementaux, conseillers juridiques ou autres parties à un litige, lorsque cela est nécessaire pour faire appliquer le Protocole ou pour faire reconnaitre, exercer ou défendre de toute autre manière nos droits ; et
  7. toute compagnie d’assurance tierce à laquelle l’administration du Programme serait transférée.
4. Nous ne vendons pas vos Données à caractère personnel à des tiers. Nous ne partageons pas ou ne mettons pas à la disposition de tiers vos Données à caractère personnel, sauf disposition contraire dans la présente Politique ou si les lois applicables l’exigent.
5. Veuillez noter que lorsque vous utilisez le Portail web, la présente Politique ne couvre pas la manière dont vos Données à caractère personnel sont traitées par des tiers lorsque nous nous connectons à leurs sites web. Nous vous encourageons à lire les Politiques de protection des données à caractère personnel des autres sites web que vous visitez.
Où vos Données à caractère personnel seront-elles traitées ?
1. Vos Données à caractère personnel sont recueillies auprès de vous dans votre lieu d’origine ou de résidence dans une économie remplissant les conditions pour bénéficier du système de garantie de marché du COVAX et nous sont transmises, aux États-Unis d’Amérique, pour traitement. Lorsqu’il nous est nécessaire de transférer vos données à caractère personnel à d’autres membres de notre groupe de sociétés (conformément aux dispositions contenues dans la section 7.3 (b) de la présente Politique), ce transfert sera régi par notre accord intra-groupe relatif au transfert de données, qui impose des clauses contractuelles types (notamment, lorsque la loi l’exige, les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne) pour protéger vos données, quel que soit le lieu où elles sont traitées.
2. Les prestataires de services énumérés dans la section 7.2 sont basés aux États-Unis d’Amérique et au Royaume-Uni. Ils sont, en vertu des contrats que nous avons conclus avec eux, tenus de protéger vos Données à caractère personnel selon les mêmes normes, quel que soit le lieu où elles sont traitées. Ces contrats contiennent également les garanties spécifiques exigées par les lois en matière de protection des données (notamment les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne). Vous devez savoir que, même si nous imposons des obligations contractuelles qui exigent que vos Données à caractère personnel soient protégées selon les mêmes normes quel que soit le lieu où elles sont traitées, les lois sur la protection des données applicables dans les pays où vos Données à caractère personnel peuvent être traitées ne sont pas nécessairement équivalentes à celles qui sont en vigueur dans votre pays d’origine. Vous comprenez que le transfert de vos Données à caractère personnel vers ces pays est nécessaire pour que nous puissions évaluer votre Demande dans le cadre du Programme et, lorsque les lois applicables l’exigent, vous consentez par la présente à leur transfert.
3. Lorsque les lois l’exigent, nous mettrons en place des garanties supplémentaires pour protéger vos Données à caractère personnel lors de leur transfert international. Vous avez la possibilité de consulter une copie de ces garanties supplémentaires. Pour ce faire, vous pouvez nous contacter par l’un des moyens visés dans la section 3.
Comment vos Données à caractère personnel sont-elles sécurisées ?
1. Nous attachons une grande importance à la sécurité de vos Données à caractère personnel et nous nous engageons à utiliser des moyens raisonnables du point de vue commercial pour empêcher toute communication ou divulgation de vos Données à caractère personnel. En particulier, des mesures (notamment des mesures administratives, physiques, techniques et organisationnelles) ont été mises en place pour faire face à une éventuelle communication ou divulgation non autorisée de vos Données à caractère personnel. Il n’en demeure pas moins qu’aucune méthode de communication sur Internet ou de sauvegarde électronique ne garantit une sécurité à 100 %. Par conséquent, bien que nous nous efforcions d’utiliser des moyens techniques et organisationnels acceptables du point de vue commercial pour protéger vos Données personnelles, nous ne pouvons pas garantir leur sécurité absolue.
Quels sont vos droits concernant vos Données à caractère personnel ?
1. Vous pouvez, en fonction de la législation applicable, bénéficier de certains droits en ce qui concerne vos Données à caractère personnel, s’agissant notamment de leur accès, comme indiqué à la section 10.2 ci-dessous. Vous pouvez exercer ces droits sur simple demande envoyée par l’un des moyens indiqués à la section 3 ci-dessus. Toute demande sera traitée conformément à la législation en vigueur. Dans tous les cas où nous n’avons pas l’obligation légale de traiter votre demande, nous nous efforcerons néanmoins d’y répondre sur une base volontaire et au mieux de nos possibilités.
2. Vous pouvez, en fonction de la législation applicable, bénéficier en particulier des droits suivants en ce qui concerne vos Données à caractère personnel :
  - Droit d’accès, de mise à jour et de suppression de vos Données à caractère personnel.
  - Droit de rectification si vos Données à caractère personnel sont inexactes ou incomplètes.
  - Droit de vous opposer au traitement de vos Données à caractère personnel.
  - Droit de restreindre le traitement de vos Données à caractère personnel.
  - Droit à la portabilité de vos Données à caractère personnel, c’est-à-dire le droit d’obtenir une copie de vos Données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.
  - Droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement de vos Données à caractère personnel est soumis à consentement.
  - Droit de saisir d’une plainte toute autorité compétente en matière de protection des données concernant le recueil et l’utilisation de vos Données à caractère personnel, étant précisé que nous vous demandons de faire en sorte que la plainte nous soit adressée en priorité.
3. Nous pouvons vous demander de prouver votre identité avant de répondre à une demande relative à l’exercice des droits susmentionnés ou se rapportant autrement à vos Données à caractère personnel. Nous pouvons également invoquer certaines dérogations aux droits susmentionnés, mais nous vous expliquerons dans chaque cas pourquoi nous l’avons fait. Si votre demande est manifestement infondée ou excessive, nous pouvons refuser d’y répondre ou vous facturer des frais raisonnables pour y répondre.
Conservation de vos Données à caractère personnel
1. Nous conserverons vos Données à caractère personnel aussi longtemps qu’il sera raisonnablement nécessaire aux fins des objectifs énumérés dans la Section 4 de la présente Politique. Dans certains cas, nous pouvons conserver vos Données à caractère personnel pendant une durée plus longue, par exemple lorsque nous sommes tenus de le faire conformément aux exigences légales, réglementaires, fiscales ou comptables.
2. Dans certains cas, nous pouvons également conserver vos Données à caractère personnel pendant une durée plus longue afin de disposer d’un enregistrement précis de nos échanges avec vous en cas de plaintes ou de contestations, ou si nous pensons raisonnablement qu’il existe une perspective de litige concernant vos Données à caractère personnel ou nos échanges.
3. Nous avons élaboré une politique en matière de conservation des données que nous appliquons aux dossiers qui nous sont confiés. Lorsque vos Données à caractère personnel ne sont plus nécessaires, nous veillons à ce qu’elles soient soit supprimées de manière sécurisée, soit conservées de sorte à ce qu’elles ne puissent plus être utilisées par la société.
4. Nous nous réservons le droit, après la suppression de vos Données à caractère personnel, de les conserver sous une forme anonymisée.
Modifications de la présente Politique de protection des données à caractère personnel
1. Nous pouvons modifier la présente Politique de protection des données à caractère personnel à tout moment, sans préavis. Dans ce cas, une annonce sera publiée sur la page d’accueil de notre Portail web. En continuant à accéder ou à utiliser notre Portail web et si vous déposer une Demande après la date d’entrée en vigueur des modifications, vous comprenez que vos Données à caractère personnel seront traitées conformément à la Politique de protection des données à caractère personnel modifiée. Si vous n’acceptez pas ces modifications, veuillez ne pas soumettre le Formulaire de Demande, y compris le Formulaire relatif aux Pièces justificatives.
2. Si des modifications importantes sont apportées à notre Politique de protection des données à caractère personnel alors que votre Demande est en cours de traitement, nous nous efforcerons de vous informer de ces modifications au moyen de nos canaux de communication habituels.
3. La nouvelle version de la Politique de protection des données à caractère personnel entrera en vigueur le jour de sa publication, la date mentionnée en haut des présentes correspondant à la date d’entrée en vigueur.